Documentando seu Negócio

A medida que as empresas crescem, é normal que seu negócio ganhe além de volume, também complexidade.

O crescimento dos negócios faz em parte, também agregar em seus produtos, cada vez mais requisitos.

Criando um paralelo com a natureza, as empresas são como dinossáuros.

Começam como pequenas empresas, pequenas como ovos de dinossauro. Mas a medida que os anos passam, com novos projetos e novas implementações muita coisa muda.

Seus projetos crescem em requisitos, ganhando novas funcionalidades, muitas regras e várias ramificações.

Se tornando dinossauros gigantescos.

Sobre meu ponto de vista, não há nada errado em crescer.

O crescimento e aumento de complexidade é uma expressão natural, que exprime a ideia que um software se tornou versátil, e por vezes adaptativo, tanto a necessidades como a contextos de negócio.

O problema mais fundamental, é que projetos embrionários, são facilmente analisáveis, porem a medida que estes crescem. Cresce tambem sua dificuldade em analisar e solucionar problemas.

Tenho visto em minha vida profissional, mais constantemente. Que o sucesso, muitas vezes é acompanhado de muitos problemas.

Conhecimento é poder

Muitas vezes a empresa com foco total no cliente, atropela as boas práticas de gestão, confiando em processos e pessoas para manter sua produção.

Processos são de fato, protocolos que assumimos, estes precisam ser conhecidos, e seu treinamento exige formação prévia.

Pessoas são de fato, a parte mais sensível das empresas, pois muitas vezes possuem conhecimento vasto sobre os processos, e de fato, acaba sendo perdido em um eventual desligamento.

Centralização do conhecimento

A questão mais fundamental hoje, é que as pessoas podem sair, pessoas podem entrar, mas o conhecimento dos protocolos, do negocio deve permanecer.

Isso de fato, é de aceitação comum, pois hoje sabemos o custo dessa perda.

Como manter o conhecimento da sua empresa

De forma geral, em sistemas da informação, podemos dividir o conhecimento em 3 partes:

Para não ser muito técnico, vou apresentar um exemplo simples.

Um bolo, sim esses de loja de doces

Pensando no bolo, temos 3 tipos de informação

Do negócio

O bolo é uma mercadoria, então temos a gestão do negócio em si, como vender, as regras da venda, a questão dos tipos, os clientes, etc.

A documentação sobre o negócio, diz pouco sobre o bolo em sí, mas explica como este bolo será entregue, as pessoas, e o processo de entrega.

Do cliente

O bolo é entregue aos clientes, que por sua vez exigem uma série de documentos, tais como:

• Tabela calórica
• Valores nutricionais
• Contra indicação
• Validade e rastreabilidade

De forma geral, as documentações exigidas, são de fato as menos negligenciadas, pois são impostas pelo cliente, muitas vezes contando até de contratos formais.

Do bolo em si

Aqui esta a documentação muitas vezes a mais negligenciada.

As informações do bolo, são as receitas, equipamentos necessários e por vezes dependencias.

Nelas não só estão como é feita, mas também as dependências para seu preparo.

Realidade da vida

A maioria das vezes, tratamos com seriedade as documentações do cliente, que entregamos a cada entrega. Quando podemos a do negócio, mas muitas vezes deixamos as especificações do bolo, pois acreditamos que as pessoas as detém.

Na vida real o padeiro morre, muda de empresa, ou vira motorista de aplicativo.

E as empresas deixam de conhecer as informações, passando do sucesso ao desespero.

Solução

Estarei nos próximos artigos apresentando algumas soluções possíveis para todos os casos narrados, apresentando pontos focados para cada um das atividades que apresentei.